10 Estratégias para criar e manter uma relação próxima entre a Direção e as Famílias

É importante, logo no início do ano, criar uma relação forte entre a Direção e as Famílias para que se estabeleça ao longo do tempo confiança e proximidade entre ambos! Trazemos-lhe 10 estratégias para que possa implementar na sua Instituição.

À medida que as memórias das férias começam a desaparecer e que se concentra no novo ano, uma parte importante das primeiras semanas é proporcionar um acolhimento atencioso e sem stress aos pais e famílias!

Acolher e educar eficazmente os pais é um passo importante para ajudar a estabelecer expectativas, simplificar processos, melhorar as interações e construir confiança na relação escola-família. Veja as estratégias que pode ir colocando em prática:

1. Mensagem de boas-vindas personalizada

Construir uma forte mensagem de boas-vindas às famílias, aproveitando para saber mais sobre a sua dinâmica, com perguntas sobre a cultura e o contexto da família. E ainda, responder a quaisquer perguntas iniciais (muito importante para pais menos confiantes).

📍Dica: Encorajar as famílias a acrescentar algumas fotos de família, animais de estimação e pessoas ou coisas que são importantes na vida do filho, pois isto ajuda a Instituição a conhecer a criança. Ajuda também a família a apropriar-se do perfil do seu filho, em vez de o encarar como sendo apenas sobre a vida da criança na escola. Isto é importante, pois apercebe-se que algumas famílias estão relutantes em acrescentar fotos e histórias que não conseguem explicar com uma lente educativa.

2. Ter um kit de boas vindas pronto

É importante ter um kit de boas vindas para as novas famílias. Com documentação fundamental, materiais necessários (mudas de roupa, cartolinas, lápis etc), informações de horários, ou seja, informações úteis para a integração na Instituição.

3. Transparência nas decisões da direção

Manter os pais informados das decisões que a instituição toma, e que possam afetar o dia-a-dia das crianças. A direção deve ser transparente sobre questões como políticas de segurança, mudanças no currículo e orçamento escolar. Isso cria confiança e evita mal-entendidos.

4. Elaborar um calendário consistente com as famílias

Organizar um calendário com eventos importantes e momentos de partilha/reunião entre a escola e as famílias de forma regular, quer numa dinâmica de grupo, quer individual. Isto dá aos pais a certeza de que os profissionais se preocupam e mantém uma porta aberta para eles fazerem perguntas e manterem o diálogo consigo.

📍Dica: já falámos neste artigo de como os eventos podem aproximar as famílias da sua Instituição. Como festas temáticas sobre o magusto, natal, chegada da primavera, etc e até formações de parentalidade com o convite de algum especialista (um pediatra por exemplo).

5. Fazer partilhas com as famílias

A partilha de registos não serve apenas para comunicar com os pais; é também um registo do trabalho do educador com as crianças. A sua equipa deve refletir sobre esta informação para ver se há espaço para melhorias (há sempre!).

É importante que os pais recebam vídeos ou fotografias. Reforça a confiança e tranquilidade, ainda mais, nos primeiros dias de uma criança numa Instituição. Mostra aos pais que o seu filho está feliz e a instalar-se – tranquilizando-os e livrando-se de quaisquer preocupações ou culpas que possam estar a sentir.

6. Partilhar notícias e informações

Envio de mensagens regulares, desde circulares a notícias da comunidade escolar, passando por documentos importantes e informação diária das crianças recém-chegadas (e não só). Esta é uma das formas das famílias se sentirem acolhidas, seguras, e parte integrante da instituição.

7. Criar uma nova comunidade para famílias de crianças em “lista de espera”

Para as famílias das crianças na sua lista de espera, partilhar avisos, notícias e mensagens através de uma comunidade para este objetivo.

Ao criar uma comunidade separada para crianças em lista de espera, os pais experimentam o compromisso das Instituições em incluí-los na aprendizagem dos seus filhos (o que indiretamente faz toda a diferença na atratividade da instituição e no feedback positivo da comunidade!).

8. Plataforma digital: ferramenta essencial entre escola-família

É uma ferramenta prática para a sua equipa partilhar os registos que falámos, e para comunicar com as famílias! Onde tudo se centraliza num só local, ajudando tanto a equipa, como os pais a manterem um histórico completo do progresso da criança, de forma organizada e segura.

Algumas Instituições encorajam os pais a inscreverem-se durante a primeira visita à Instituição, utilizando o facto de terem uma plataforma como uma mais valia.

📍Dica: fazer uma apresentação na escola ou mesmo online sobre como a plataforma funciona e os benefícios que trouxe à Instituição e às relações com as próprias crianças e as famílias.

9. Transmitir boas práticas à restante equipa sobre canais de comunicação com as famílias

Por vezes, as equipas preferem aplicações que não são as mais seguras e eficazes (como por exemplo WhatsApp) para comunicar com famílias.

De forma a salvaguardar toda a informação que é trocada, ofereça uma ferramenta profissional e transmita-lhes boas práticas. Por vezes é mesmo necessário reunir sobre estas questões e abordar alguns dos problemas que algumas aplicações podem trazer (por exemplo a nível de RGPD).

Para complementar este ponto: Leia o artigo

10. Avaliar regularmente se as famílias estão satisfeitas

Cada criança é única, e as famílias têm diferentes expectativas e preocupações. A Direção deve estar disposta a ouvir e compreender as necessidades individuais de cada uma delas. Algo que pode ser feito é reunir individualmente com os pais, fazer questionários de avaliação ou satisfação e feedback contínuo.

Utilizar formulários é muito prático e de fácil análise, para perguntar às famílias se estão satisfeitas com a sua Instituição, que tipo de melhorias gostariam de ver, ou se acham que as comunicações recebidas são eficazes.

Estas estratégias podem ser um guia para ajudá-lo a construir uma relação sólida e de confiança entre a direção da instituição e as famílias, contribuindo para o sucesso da educação das crianças! Tenha em mente: a comunicação aberta e eficaz é a chave para o sucesso desta parceria.

Um exemplo prático!

“(…) todo o nosso trabalho é em função das crianças mas as crianças não estão sozinhas (…) O primeiro trabalho é a criança e a família, nunca esquecendo que a família provavelmente é o mais importante para que consigamos ter algum sucesso com a evolução da criança”
Raquel Henriques – Coordenadora Pedagógica do Centro Social para o Desenvolvimento do Sobralinho

Num evento sobre “Gestão eficiente nas Instituições” tivemos o exemplo prático desta Coordenadora Pedagógica que demonstrou a importância do papel das famílias, envolvendo-as logo na fase de entrevistas e ao longo de todo o ano.

Atribuiu à ChildDiary um papel essencial na relação entre a escola e a família, não só para mostrar aos pais fotografias/registos de atividades das crianças, mas também na comunicação à distância com as famílias que têm menos disponibilidade em comparecer na instituição!