No passado dia 29 de novembro a CNIS e a ChildDiary juntaram-se para realizar um evento online sobre Gestão Financeira Eficiente em IPSS. Os oradores presentearam-nos com conteúdos úteis para combater desafios nesta área numa sala virtual cheia.
No excelente painel de oradores contámos com as apresentações de:
– Dr. João Dias (Diretor na IPSS – CASLAS) com “Desafios e constrangimentos na gestão das IPSS”
– Dr. Vítor Lopes (Diretor do Infantário Monfortinhos de Real) com “Estratégias e práticas de gestão financeira eficiente”
E ainda, uma Mesa Redonda Virtual com moderação de Vanessa Biléu com respostas a questões colocadas pelos participantes ao longo de todo o evento.
Desafios e constrangimentos na gestão das IPSS
Dr. João Dias (CASLAS)
O nosso primeiro convidado, o Dr. João Dias é o atual Diretor do Centro de Assistência Social Lucinda Anino dos Santos (CASLAS) e conta com uma vasta experiência profissional na CNIS.
O Dr João começou por nos relembrar que conseguir ao máximo poupar recursos é uma temática que ganha mais relevância e urgência no contexto atual. Eis os tópicos abordados:
- O que podemos fazer por nós?
O Dr. João, diz-nos que devemos pensar em conjunto, porque ao contrário de outras áreas, as IPSS não estão sós, sendo associações trabalham claramente em conjunto com outras áreas. Uma instituição em dificuldades afeta o que está à sua volta. Estando desequilibrada influencia a comunidade, garantir a sustentabilidade das instituições é responsabilidade de todos nós!
- Os desafios das responsabilidades dos dirigentes
Segundo o orador, a maior parte dos dirigentes das instituições, embora esteja dependente de muitas pessoas e tenha uma direção, muitos deles, e quem está com a direção executiva, está um pouco sozinho.
O Dr. João chama a atenção de que gerir uma IPSS é mais complicado do que gerir algumas empresas porque tendo em conta os recursos, encontramos a maioria dos presidentes, diretores técnicos e executivos a terem de cuidar de questões desde a manutenção, à limpeza, à desafiante gestão aos recursos humanos, às relações com a Segurança Social e autarquias.
Refere ainda que a amplitude de trabalho de um dirigente da área social de uma IPSS é muito grande. E ainda, há coisas que não estão nas suas mãos. A cooperação é uma delas, ou seja, aquilo que tem disponível de comparticipações do estado tem limitações.
A contratação coletiva traz também alguns desafios, devido à gestão dos RH (faltas, férias etc), descontentamento dos trabalhadores pelo salário ou até a retenção dos profissionais.
- Gerir com o que não se tem
Segundo o Dr. João Dias, as intuições estão dependentes da comunidade, da união regional e distrital ou do estado. Mas os apoios do estado às IPSS são de difícil acesso. Debateu-se que muitas vezes, muitas IPSS, têm de gerir com o que não têm e a inovação e reinvenção acabam por ter de ser a palavra de ordem para a sobrevivência das instituições.
- Solução: Arranjar tempo para planear
Ter a capacidade de olhar para a instituição num todo, ter a capacidade de ter um orçamento realista e um acompanhamento orçamental para fazer as correções necessárias são dicas que nos traz o Dr João Dias. Um exemplo dos problemas são as contas que se enviam à segurança social, ao que dizem que “não existem” devido à forma como se contabilizam as coisas.
Outra questão é a dificuldade que os técnicos de contabilidade têm (por falta talvez de informação ou formação) de gerir contabilidade das instituições.
Finaliza voltando a frisar que é uma responsabilidade de todos nós e que a ajuda do meio envolvente influencia a estratégia da gestão financeira dos dirigentes.
Estratégias e Práticas de Gestão Financeira Eficiente
Dr. Vítor Lopes (Infantário Monfortinhos de Real)
Vítor Lopes foi o segundo orador deste evento e sendo diretor executivo do Infantário Monfortinhos de Real bem como pela sua vasta experiência profissional na área da banca, trouxe-nos estratégias simples e muito realistas para as IPSS encararem os desafios atuais no que concerne à gestão financeira.
Vítor inicia dizendo, que apesar de ter experiência num contexto um pouco diferente, numa instituição de cariz particular, frisa que existem muitos pontos em comum a todos. Começa por contextualizar um pouco sobre a instituição onde está e revela-nos algumas estratégias que as instituições podem adotar com os seguintes tópicos:
- Análise Estratégica
Vitor Lopes, salienta a importância de conhecer o meio envolvente e os vários contextos nomeadamente, Económico, Sociocultural, Tecnológico e Político-Legal, dando alguns detalhes sobre cada área:
– Económico: Taxas de inflação, taxas de juro, taxa de desemprego e taxa de poupança e claro, realidade da subida das taxas de juro e inflação que afetam toda a gente. O orador deixa ainda a nota, que o impacto no consumo traz implicações para empresas e instituições, por isso é importante estar a par da realidade das famílias.
– Sociocultural: O Dr. Vitor Lopes afirma que o fator sociocultural acaba por estar relacionado com o económico.
– Tecnológico: É importante inovar tecnologias e processos, cabe às direções “parar para pensar o que conseguimos fazer melhor”. Analisar se as tecnologias valem a pena, o Dr. Vitor, refere ainda, que trabalham com a ChildDiary desde que viemos para Portugal.
E dá o exemplo de como a plataforma ChildDiary foi importante com a questão do portefólio, como ajudou a reduzir as impressões e consequentemente os encargos com estas. E ainda, a melhoria do acesso dos pais à informação.
– Político-Legal: Analisar a situação política e o impacto nas instituições. O Dr. Vitor fala-nos ainda da questão do PRR e a informação de difícil leitura (nomeadamente saber qual dos apoios dá para se candidatar). Existem várias empresas especializadas para prestar apoio neste âmbito, mas por vezes não conseguem adaptar a realidade da instituição aos incentivos que estão em aberto.
Vítor desafia-nos a refletir sobre a instituição e tirar um dia para o fazer longe de interrupções do dia-a-dia!
- Análise SWOT da Instituição
O Dr. Vitor Lopes afirma que é importante saber quais são os Pontos Fortes, Pontos Fracos, Oportunidades e Ameaças. O que ajuda às instituições a definir a sua estratégia e a orientação para o seu futuro.
O orador aconselha a que se faça uma planificação, com a elaboração de estudos de mercado e plano orçamental anual, mas também um acompanhamento mensal desse mesmo orçamento. Este acompanhamento é muito importante, pois podem-se ter que fazer alterações/ajustes a certas rubricas.
Por outro lado, deve-se definir bem os objetivos e plano de negócios a 5 anos, para entender onde queremos investir, em que setores podemos investir a longo prazo.
- Orçamento Anual
Não deve ser apenas feito pelas direções, mas deve-se também envolver a equipa pedagógica, projetos que queiram implementar, custos e benefícios. O orador, dá-nos um exemplo, na criação de ações de Natal, é importante que as educadoras avaliem os custos das suas ideias para ser discutido em reunião para que entendam a realidade dos números. E em certas situações ao invés de comprar novos materiais possam até utilizar materiais que se podem reaproveitar com reciclagem de materiais etc.
- Controlo de Custos
Avaliar os custos com fornecedores. O Dr. Vitor dá-nos o exemplo da alimentação que tem aumentado muito mas deixa-nos a nota que os custos têm de ser reavaliados, mas sempre mantendo a qualidade.
- Valorização dos recursos Humanos
É uma das áreas mais importantes numa instituição. Uma equipa satisfeita e motivada vai ajudar a chegar ao caminho certo. O orador frisa que é importante criar momentos de convívio fora da instituição para manter as pessoas unidas.
- Resumo de algumas práticas a utilizar
O orador afirma que é importante envolver a equipa toda, docente e não docente. Frisa alguns pontos:
– Acompanhamento mensal dos desvios (devido ao contexto atual);
– Reestruturar ementas a produtos da época (com consequente redução dos custos);
– Gestão dos stocks de material e renegociação de contratos de 2 em 2 anos (seguros, eletricidade). O Dr. Vitor Lopes, refere neste último ponto um apoio do estado para produção da própria energia elétrica, com painéis solares.
– Análise Anual dos custos bancários (pedir uma reanálise das condições)
– Ambiente saudável dentro da Instituição, que é bom para trabalhadores e famílias!
Dr. Vitor Lopes, termina dizendo, que nos devemos preocupar com o que é que as crianças pensam, as crianças são os “clientes” de uma instituição. Focando também, na importância da coesão e felicidade da equipa na instituição!
Mesa Redonda com Vanessa Biléu
Os últimos minutos da sessão terminam com uma mesa-redonda virtual, iniciada pela Vanessa Biléu, Co-Fundadora da ChildDiary e Educadora de Infância.
Que nos fala que existem pontos em comum desta temática entre colégios particulares e IPSS, desde a gestão dos orçamentos, a atrair utentes para manter vagas preenchidas, aos planos estratégicos.
Menciona ainda a importância dos salários competitivos. E colocou a questão: Como se faz para acompanhar o custo de vida sendo que não aumentam as verbas do estado?
O orador João Dias responde-nos que é uma questão que é ultrapassada com a cooperação local. E também no planeamento e envolvimento das equipas. O orador Vitor Lopes concorda e acrescenta que a questão dos salários dos profissionais é pertinente e que as instituições têm de encontrar estratégias para motivar os seus colaboradores que vão para além dos salários apesar de, obviamente, estes serem muito importantes.
A mesa-redonda continuou com outras questões colocadas na área dos apoios da Segurança Social, a Gratuitidade das Creches e o imprescindível apoio dado pela CNIS às IPSS no que concerne às negociações com a tutela. Este evento com a CNIS foi um verdadeiro sucesso e enriqueceu-nos a todos de conteúdos relevantes.
Todos os clientes ChildDiary têm acesso a estes e outros eventos dinamizados com os nossos parceiros pois , a ChildDiary não é apenas uma plataforma digital, é sim uma verdadeira comunidade que apoia as instituições com creche e educação pré-escolar!
Cátia Barbosa
Marketing Specialist
