Área reservada ou plataforma digital, qual a melhor opção para a sua instituição?

Gerir uma instituição de ensino no que diz respeito à comunicação a estabelecer com as famílias não é algo que seja propriamente simples.

Além de ser necessário privilegiar a comunicação com os pais, é também essencial que a comunicação interna seja o mais simples possível.

São muitas as creches e jardins-de-infância que optam por utilizar intranet – a chamada área reservada ou fóruns nos websites, e outras tantas que optam por plataformas digitais.

Mas na verdade, qual a melhor opção para o seu colégio? Iremos esclarecer tudo de seguida.

Pois bem, de forma a que consiga perceber qual a melhor opção para o seu colégio, é essencial que saiba como é que cada uma das ferramentas funciona. Perceba tudo de seguida.

A área reservada (intranet) é um espaço online que é restrito a determinadas pessoas, nomeadamente dentro de um colégio, e por norma são utilizadas através de servidores locais que são instalados no próprio espaço físico do colégio.

São vários os serviços que podem ser utilizados através da intranet, como é o caso mais comum das páginas web, email corporativo, partilha de agenda, partilha de informações para todos os colaboradores.

Contudo, a utilização das áreas reservadas, para permitir o acesso dos pais à informação privada tem de ser pensada e implementada de forma muito cuidadosa dada a natureza deste tipo de serviços.

As áreas reservadas têm sito implementadas acima de tudo para as educadoras de infância poderem partilhar fotografias de atividades e documentos curriculares com famílias, reduzindo os custos nomeadamente com a impressão de fotografias.

É importante que perceba que a implementação de uma intranet tem vantagens e desvantagens. As principais são:

Desvantagens

• Por norma lento no upload de múltiplos tipos de informação (ex: fotografias, vídeos)
• Necessário ter um servidor físico ou virtual
• Permitir o acesso dos pais acarreta riscos de segurança que têm de ser devidamente pensados
• Necessita de atualizações frequentes (tanto a nível de segurança como de software do servidor)
• Gastos frequentes com a manutenção
• Precisa fazer backups para não perder informação
• Não tem acesso via smartphones, dificultando o acesso dos pais

Vantagens

• Reduz custo (quando comparado com métodos mais tradicionais como as impressões)
• Quando bem pensada, tem o potencial de agregar a informação que é partilhada

A maior desvantagem da utilização de uma área reservada para os colégios é a não personalização e individualização da informação comunicada às famílias bem como não permitirem a realização de portfólios digitais.

Ore se por um lado poupa os custos com a  impressão de fotografias, por outro não permite a redução de custos com impressão de avaliações, registos diários, etc., que são partilhados com as famílias diariamente.

Ao terem que ser utilizadas apenas no computador, as áreas reservadas não permitem assim a redução de tempo com a partilha de fotografias e documentação que uma plataforma digital permite ao poder ser utilizada em tablets e telemóveis, a qualquer hora e até em tempo real!

De forma simples e prática, uma plataforma digital é um site, onde se pode armazenar diversas informações e compartilhá-las com outros utilizadores através de um acesso (com um username e password). Podem ser utilizadas em computadores, tablets e telemóveis e têm por norma a informação armazenada na cloud o que permite acesso à informação em qualquer lugar, a qualquer hora.

Qualquer pessoa pode aceder a estas plataformas, desde que, seja previamente enviado um convite e sejam criados os devidos acessos. O melhor de tudo, é que pode restringir a informação que cada pessoa vê. Ou seja, as plataformas digitais permitem, por norma, a partilha de informação personalizada e individualizada entre profissionais e famílias.

Por exemplo, no caso especifico de colégios, é possível restringir o acesso dos pais, apenas aos dados relativos aos seus filhos. Desta forma, toda a informação será privada e irá ficar longe dos olhares alheios.

O ChildDiary é a única plataforma digital neste momento que permite a elaboração de portfólios digitais e de grupo, poupando tempo aos educadores de infância com os mesmos, bem como permitindo o envolvimento das famílias.

A elaboração de portfólios de forma digital permite não só o envolvimento de todos os intervenientes no processo ensino-aprendizagem de cada criança como permite ainda a partilha de uma variedade de evidências que o papel não permite, como por exemplo video e audio.

Contudo, tal como qualquer tipo de plataforma, existem algumas vantagens e desvantagens. As principais são as seguintes:

Desvantagens

• Pode ser necessária formação para toda a equipa pedagógica
• É necessário que o fornecedor garanta o cumprimento do Regulamento Geral de Proteção de Dados

Vantagens

• Diminuição drástica na utilização de papel
• Poupança de tempo
• Utilização em tempo real por todos os utilizadores
• Aumento da privacidade
• Possibilidade de restringir o acesso à informação
• Sem precisar de recurso a novas tecnologias (apenas de acesso à internet)
• Simplicidade de utilização
• Permite personalização
• Não requer manutenção por parte das instituições de ensino

Podemos concluir que existem diversas vantagens e desvantagens associadas tanto à utilização da área reservada como de uma plataforma digital, sendo que estas últimas constituem a ferramenta mais versátil, privada, rápida e fácil de usar tanto para educadores de infância como para as famílias.

Contudo, independentemente da opção que escolha para o seu colégio, é importante que a comunicação escola-família seja sempre uma prioridade pois é através da colaboração constante entre todos so intervenientes no processo de educação e aprendizagem de uma criança que ela se desenvolve harmoniosamente.